Spot on HubSpot –
Der Podcast rund um unsere Lieblingssoftware
#hubtastisch
HubSpot intern - HubSpot mal jenseits von Marketing & Sales
Wenn Sie bei „HubSpot“ sofort an Leads, Mailings und Vertrieb denken - gut! Aber heute geht’s um etwas anderes. In unserer aktuellen Podcast-Folge „Spot on HubSpot“ sprechen wir darüber, wie Sie HubSpot intern nutzen können, um Ihre Prozesse zu verbessern und zu beschleunigen. Diesmal im Fokus: das wertvolle Aufgaben-Tool.
HubSpot als internes Organisationstool
Viele Unternehmen setzen HubSpot primär zur Leadgenerierung oder Kundenpflege ein. Aber die Plattform kann viel mehr. Gerade in kleineren Teams oder Projektgruppen kann HubSpot auch intern für mehr Übersicht, bessere Aufgabenverteilung und transparente Prozesse sorgen. Ohne zusätzliche Tools wie Trello, Asana oder MS Teams - zumal viele dieser Tools auch hinsichtlich DSGVO problematisch sein können.
Aufgabenverwaltung direkt im CRM: So geht’s
Das Aufgaben-Tool von HubSpot ist simpel, aber effektiv:
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Zuständigkeiten klar zuweisen:
Jede Aufgabe bekommt einen klar definierten Verantwortlichen. Kein @-Tagging notwendig, wie man es aus Chat-Tools kennt, einfach zuordnen und loslegen. -
Kontextbezug dank CRM-Verknüpfung:
Aufgaben lassen sich direkt mit Kontakten, Unternehmen, Deals oder Tickets verknüpfen. So bleibt alles dort, wo es hingehört – im zentralen Datensatz. -
Benachrichtigungen individuell einstellen:
Egal ob per App, Mail oder Browser – Sie bestimmen, wie Sie über neue Aufgaben oder Erwähnungen informiert werden möchten. -
Wiederkehrende Aufgaben planen:
Für sich wiederholende To-dos wie monatliche Datenprüfungen oder regelmäßige Abstimmungen lassen sich wiederkehrende Aufgaben anlegen.
Und die Mobile-App? Funktioniert tadellos.
Viele Mitarbeitende arbeiten unterwegs, sei es im Außendienst oder im Homeoffice. Die kostenlose HubSpot-App (iOS & Android) bietet die Möglichkeit, auch mobil Aufgaben zu verwalten und schnell zu reagieren. Mit Push-Benachrichtigungen und der Möglichkeit, direkt in Aufgaben zu kommentieren oder auf Erwähnungen zu antworten, bleibt Ihr Team auch ohne Desktop im Loop.
Struktur vs. Flexibilität – was Ihnen das Tool wirklich bringt
Auch wenn HubSpot keine klassische Kanban-Ansicht für Aufgaben mehr bietet (anders als beim Ticket-System), bleibt die Aufgabenübersicht durch Filter, Prioritäten und Fälligkeiten übersichtlich nutzbar. Und wer auf visuelle Boards nicht verzichten möchte, findet vielleicht im Projekt-Tool von HubSpot eine schlanke Alternative - ideal für kleinere Checklisten oder einfache Prozessabläufe.
Ein typisches Beispiel: Sie planen einen Website-Relaunch oder führen interne Qualitätssicherungen durch. In solchen Fällen können Sie über das Projekt-Tool strukturierte Checklisten erstellen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt im Blick behalten. Alles innerhalb von HubSpot.
Aufgaben, Tickets, Deals – alles vernetzt
Der besondere Charme liegt in der Integration: Aufgaben können mit Tickets oder Deals verknüpft werden. So lassen sich Prozesse in kleinere Schritte aufteilen und besser steuern. Beispiel: Ein neues Ticket geht ein >> automatisch wird eine Aufgabe für den zuständigen Service-Mitarbeitenden erstellt. Oder ein Deal kommt in eine neue Phase >> zack, die nächste Aufgabe steht bereit. Über Workflows lassen sich solche Automatismen bequem einrichten.
Transparenz & Vertretung – zwei Fliegen mit einer Klappe
Ein weiteres Plus: Führungskräfte und Teamleads sehen nicht nur ihre eigenen Aufgaben, sondern auch die ihrer Mitarbeitenden. So lässt sich im Fall von Krankheit oder Urlaub schnell reagieren. Aufgaben können umverteilt und Deadlines eingehalten werden - ohne Hektik und Chaos.
DSGVO – warum interne Aufgaben auch Datenschutz brauchen
Während beim CRM alle brav an die DSGVO denken, wird bei Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana oft geschludert. Dabei enthalten interne Aufgaben häufig ebenfalls personenbezogene Daten. Ein weiterer Grund, Aufgaben direkt im datenschutzkonformen HubSpot-System zu verwalten.
Fazit: HubSpot ist mehr als Marketing
Wenn Sie bereits mit HubSpot arbeiten, lohnt es sich, auch das Aufgaben- und Projektmanagement in die Plattform zu verlagern. Das schafft mehr Transparenz, spart Tool-Chaos und sorgt für einen besseren Überblick, gerade in kleinen Teams. Und für alle Listen-Fans unter Ihnen: Es gibt kaum etwas Befriedigenderes, als einen großen grünen Haken bei „Erledigt“ zu setzen.
Ihr nächster Schritt?
Werfen Sie einen Blick in Ihr HubSpot-Konto und testen Sie das Aufgaben-Tool im Alltag. Vielleicht nicht revolutionär, aber definitiv ein echter Produktivitäts-Booster.
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