Spot on HubSpot: Unterschätzte Helfer - Das Ticketsystem

Spot on HubSpot –
Der Podcast rund um unsere Lieblingssoftware

#hubtastisch

Ticketsystem und Knowledgebase - viel mehr als nur Support

Willkommen zu einem etwas anderen Blick auf HubSpot. In der fünften Folge unseres Podcasts „Spot on HubSpot“ haben wir uns einmal abseits von Leadgenerierung, Marketing und Vertrieb bewegt. Stattdessen starten wir eine Miniserie "Unterschätzte Helfer", die sich mit HubSpot-Funktionen befasst, die ganz hervorragend für interne Abläufe und Zwecke verwendet werden können. Als erstes werfen wir heute einen Blick auf ein unterschätztes, aber äußerst nützliches Feature: das Ticketsystem - und zwar für den internen Gebrauch.

Mehr als nur Kundenservice: Tickets intern nutzen

Natürlich kennen viele HubSpot als Plattform für Marketing, Sales, Service und CRM. Mit dem Ticketsystem lässt sich aber auch der interne Support effizient managen, egal ob in der IT, im HR-Bereich oder anderen internen Abteilungen. Die Vorteile springen sofort ins Auge: keine E-Mail-Flut mehr, keine manuell geführten Excel-Listen und keine verlorenen Anfragen. Auch Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen sind damit kein Problem mehr.

Gerade bei klassischen IT-Support-Anfragen wie „Der Drucker funktioniert nicht“ oder „Ich kann mich nicht einloggen“ bringt ein zentrales Ticketsystem echte Erleichterung – sowohl für die Anfragenden als auch für das Support-Team.

Ab wann ist das Ticketsystem verfügbar?

Das Ticketsystem ist bereits im HubSpot Service Hub Starter enthalten. Für etwa 50 Euro im Monat (bei der Starter Suite) erhalten Sie Zugriff auf alle Basisfunktionen – ideal für kleinere Teams. Wer mehr Individualisierung, Automatisierungen oder komplexe Workflows benötigt, greift zur Professional- oder Enterprise-Version. Der große Vorteil: Im Gegensatz zu vielen isolierten Ticketlösungen (z. B. OTS oder Monday.com) ist das HubSpot-Ticketsystem vollständig in Ihre bestehenden Prozesse integriert.

Warum ein internes Ticketsystem? Ihre Vorteile auf einen Blick:

1. Schluss mit E-Mail-Chaos: Eine zentrale E-Mail-Adresse wie itsupport@firma.de klingt zunächst praktisch. In der Realität führt sie aber zu undurchsichtiger Weiterleitung, Abwesenheitsnotizen und fehlender Übersicht.

2. Vertretungsregelungen inklusive: Mit dem Ticketsystem wissen Sie immer, wer gerade an welchem Fall arbeitet – und können z. B. bei Urlaub oder Krankheit Tickets problemlos umverteilen.

3. Automatisierte Zuweisung: Durch intelligente Formulare und Workflows können Anfragen sofort an die zuständige Person oder das passende Team weitergeleitet werden, ganz ohne manuelles Sortieren.

4. Klare Phasen und Statusübersicht: Wie bei Deals lassen sich auch Tickets in individuelle Phasen einteilen – z. B. „Neu“, „In Bearbeitung“, „Warten auf Rückmeldung“ oder „Erledigt“. Das sorgt für Transparenz im ganzen Team.

5. Visuelles Arbeiten mit Kanban-Optik: Dank Drag-and-Drop-Funktion in der Board-Ansicht behalten Sie und Ihre Kolleg*innen jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstand.

Was ist mit klassischen E-Mail-Nutzern?

Selten sind alle begeistert von neuen Tools. Und der "Griff" zur E-Mail ist auch oft Gewohnheit. Auch daran hat HubSpot gedacht: Sie können eine E-Mail-Adresse mit dem Ticketsystem verknüpfen. Eine eingehende E-Mail wird automatisch in ein Ticket umgewandelt. Für den Mitarbeiter sieht der Ablauf aus wie immer – intern läuft alles sauber strukturiert ab.

Und wie passt die Wissensdatenbank da rein?

Ein oft unterschätzter Helfer ist die Knowledge Base, also die Wissensdatenbank. Sie ist ab HubSpot Service Hub Professional verfügbar und bietet enormen Mehrwert. Häufige gestellt Fragen und/oder immer wieder auftauchende Probleme und deren Lösungen können hier dokumentiert und für alle zugänglich gemacht werden. #hubtastisch: Über intelligente Chatbots kann man User vor dem Erstellen eines Tickets erst mal zu passenden Hilfeartikel weiterleiten.

Noch keine Wissensdatenbank vorhanden? Kein Problem. Mit Hilfe des Ticketsystems lassen sich häufige Themen einfach identifizieren und anschließend systematisch aufbereiten. Durch regelmäßige Auswertungen wächst Ihre Knowledgebase immer weiter.

Fazit: Das Ticketsystem von HubSpot ist ein unterschätzter Allrounder

Ob IT-Support, interne Anfragen oder sogar zur Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs): Das Ticketsystem in HubSpot bietet weit mehr als klassischen Kundenservice. Richtig eingesetzt, verbessert es interne Prozesse, schafft Transparenz und reduziert Stress für alle Beteiligten.

Wenn Sie also bereits mit HubSpot arbeiten oder darüber nachdenken: Werfen Sie einen Blick auf den Service Hub – und denken Sie ruhig auch mal intern.